Gestión de cobranzas

Uno de los aspectos más importantes de todo sistema eficaz de gestión de tesorería es el cobro eficiente de remesas. Reducir las demoras del correo y el tiempo de procesamiento de sus remesas acelera el acceso a sus cuentas por cobrar. Los clientes pueden obtener estos beneficios con nuestros servicios de Gestión de cobranzas.

Beneficios

Los beneficios del servicio de gestión de cobranzas a través de un banco designado como casilla postal incluyen: mejor disponibilidad de fondos al reducir las demoras del correo y el tiempo de procesamiento de pagos, mejorando los controles de auditoría y reduciendo el riesgo de fraude interno. Otras ventajas incluyen la reasignación de recursos a tareas más complejas, al tercerizar tareas menores, como las de clasificar y abrir correspondencia y copiar y archivar cheques. Simplifique la gestión de sus cuentas por cobrar con nuestros servicios de informes que están diseñados para ofrecer opciones que pueden satisfacer prácticamente todo tipo de necesidad.

La gestión de cobranzas a través de un banco designado como casilla postal es conveniente ya que el Servicio Postal de EE.UU. separa en primer lugar la correspondencia de apartados postales que reciben grandes cantidades de correspondencia. A primera hora de la mañana, recogemos la correspondencia y procesamos las remesas para efectuar los depósitos de nuestros clientes antes de la hora de cierre. El retiro frecuente de la correspondencia y el procesamiento continuo agilizan la disponibilidad de los fondos.

Cómo funciona

Los clientes pueden escoger entre servicios de Gestión de cobranzas mayorista y Gestión de cobranzas minorista.

Gestión de cobranzas mayorista

Una vez que hayamos clasificado y abierto las remesas del cliente, compensamos los cheques, los ciframos mediante reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR), capturamos la imagen, les asignamos rastros de auditoría y capturamos la información de la línea de MICR en un equipo automatizado. Este método minimiza el tiempo de procesamiento de los pagos y también permite proporcionar copias claras de los cheques y avisos de remesas.

El flujo de trabajo de procesamiento de este servicio tiene incorporados controles de calidad. Cada cheque se revisa para verificar que la información del beneficiario sea correcta según las instrucciones de nuestro cliente y el material de la remesa se compara con el cheque. Los cheques originales se endosan, se microfilman y se depositan.

Los clientes pueden optar por solicitar que se procesen todos los cheques recibidos en la casilla postal, o bien por establecer una lista de beneficiarios aceptables. También se pueden procesar varios cheques por vez en un único depósito. Las imágenes del cheque, de la correspondencia y de los sobres se pueden visualizar en línea para facilitar la imputación correcta de los mismos.

Gestión de cobranzas minorista

Los clientes que necesitan este tipo de servicio también se benefician de una mayor disponibilidad de fondos, ya que este servicio también incluye el retiro frecuente de correspondencia y el procesamiento continuo de los pagos en el día. Sin embargo, un equipo de procesamiento de alta velocidad escanea los documentos por reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) para capturar la información del pago. A cada elemento se le asigna un número de identificación único para fines de auditoría a medida que pasa por el sistema. Los clientes eligen la información que necesitan recibir, pero normalmente la reciben en formato electrónico para facilitar el proceso de imputación debido al volumen de pagos involucrado.

Cualquiera sea el método que se aplique, todos los clientes reciben un informe resumido de depósitos diarios y un informe detallado de cheques que los ayuda en el proceso de conciliación y aplicación de fondos.

Los clientes que utilizan ambos tipos de servicios pueden optar por recibir la información sobre sus remesas en formato electrónico. Esto puede automatizar el proceso de imputación de las cuentas por cobrar.

Imágenes

Nuestra tecnología de imagen elimina la necesidad de manejar papeles y mejora el servicio al cliente. El servicio de imágenes en línea ayuda a los clientes a lograr estos objetivos al suministrar imágenes electrónicas de los cheques, de los documentos de las remesas y de los sobres procesados a través de las casillas postales del banco.

Varios usuarios pueden acceder instantáneamente a esta información en forma segura, estén donde estén, utilizando una computadora personal con un explorador y conexión a Internet. Esto permite que cada usuario pueda responder consultas, resolver diferencias y buscar y obtener información sobre remesas con más rapidez.

Se puede acceder a informes resumidos y detallados en línea y los clientes pueden descargar imágenes que pueden visualizar e imprimir sin conexión a Internet. Además, también se puede suministrar un CD-ROM mensual con todas las imágenes para tener una copia de seguridad al alcance de la mano.

Las empresas que utilizan nuestros servicios de Gestión de cobranzas deben mantener una Cuenta corriente comercial en Análisis de cuentas. Los cargos del servicio de gestión de cobranzas se determinarán a través de Análisis de cuentas.

Llame al Departamento de Ventas de Gestión de Tesorería al (832) 375-2606 para obtener más información sobre los servicios de Gestión de cobranzas de Woodforest National Bank.

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